Att det är otydligt vem som är ansvarig för vad och vilken frihet den personen har att fatta och genomföra beslut är dessvärre väldigt vanligt i många företag. Ofta möter jag situationer där personer har eller känner ansvar men där de inte har mandatet att fatta och driva igenom beslut. Företag spenderar en hel del tid och energi åt att diskutera varför de inte kommer framåt istället för att ta tag i grundorsaken vilket ofta är otydliga roller och förväntningar. Nyckeln ligger i att få både personer och företag att växa genom att våga ge både ansvar och mandat. Läs mer om detta nedan.
Vad beror otydligheten på?
Det kan bero på att en chef inte vill delegera mandatet eller att det är otydligt vad mandatet innebär vilket begränsar personens frihet att agera. Ibland är det Micro management som är orsaken, dvs en chef som vill vara med i varje detaljbeslut och som inte klarar att delegera. En hel del stress och frustration kommer ifrån otydligheten mellan ansvar och mandat. Att inte känna förtroendet att få genomföra sitt uppdrag till fullo eller att känna en skyldighet men med begränsningar i hur det ska utföras skapar negativ energi och kan leda till att personen lämnar eller till och med till utbrändhet.
Vad menas med ansvar och mandat?
Ansvar är synonymt med förpliktelse och skyldighet och kan beskrivas som ’skyldighet att ta på sig skulden (om något går fel?)’. Själv beskriver jag ansvar som den förväntan som finns på rollen och personen inom organisationen eller projektet. En tydlig och uttalad förväntan skapar en bra grund att stå på för personen att kunna leverera.
Om vi tittar på Mandat så är det synonymt med ord som uppdrag och mission och kan bland annat beskrivas som ’uppdrag att utföra något (ofta som representant för någon annan)’. Det vill säga att personen har en tydlig frihet att röra sig inom för att kunna leverera det hen är ansvarig för.
Att sätta upp en tydlig organisation med roller och ansvar är något de flesta större företag och projekt lägger tid och energi på då det krävs av styrelsen. Dessvärre glömmer många ägare och chefer på mindre företag att förtydliga detta särskilt under en snabb tillväxt där man går från start up till etablerad. Att vara otydlig med vilket mandat som är kopplat till ansvaret är dessvärre något som väldigt få företag och chefer är bra på. Det är även viktigt att ofta revidera för att säkerställa att roller, ansvar och mandat är i linje med hur företaget och marknaden utvecklas.
Varför är det viktigt?
Som jag skrev inledningsvis är det viktigt att tydliggöra ansvar och mandat för att undvika frustration och stress för personen som innehåller rollen men även för personerna runt omkring. Desto tydligare det är vem som är ansvarig för vad och vilket mandat de har desto mer effektivt kan alla i företaget arbeta. Mindre tid och energi går åt att diskutera vem som bör fatta vilka beslut, vem som ska ta på sig äran eller rätta till när något gått snett. Det är också en viktig del i hur till exempel möten organiseras så att rätt personer deltar för att kunna ta och genomföra de beslut som krävs.
Men det finns en annan viktig del i att vara tydlig med ansvar och mandat och det är att det får personer att växa. I vår svenska kultur anses att få och ta ansvar som ett sätt att växa och utvecklas. Det hjälper personen att våga ta för sig och att se möjligheten att lära sig på vägen. Många personer drivs av att få mer ansvar, vara delaktig och få påverka företagets utveckling. Det är en morot som ofta används i talangutveckling som ett alternativ till löneökning. För att motivera fler personer att ta ansvar krävs en trygg omgivning baserat på förtroende och öppenhet och engagerande mål.
Hur gör jag för att förtydliga ansvar och mandat?
Du känner säkert till RACI modellen – Responsible, Accountable, Consulted och Informed. Den används framförallt inom projektmanagement. Den kan också lätt användas inom företag som ett första steg i att förenkla och förtydliga vem som gör vad. På svenska är modellen översatt till HUKI:
- H som i huvudansvarig. Den som tar beslutet att uppgiften ska utföras.
- U som i utförare. Den som utför uppgiften.
- K som i konsulteras. Den som ska konsulteras om uppgiften.
- I som i informeras. Den som ska informeras om uppgiften.
Genom att definiera rollerna inom företaget och lägga fast vem som är huvudansvarig och vem som ska utföra uppgiften har man kommit en bra bit. Att även lägga till vem som är involverad och ska bli informerad förtydligar ytterligare och minskar risken för missförstånd och frustration. De olika rollerna kan kombineras i en och samma person. Genom att lägga fast och kommunicera dessa fyra för de viktigaste arbetsuppgifterna, projekten etc skapas inte bara tydlighet för de inblandade utan också för de som är runt om i form av vad som kan förväntas av vem. Det viktigaste är att våga delegera både ansvar och mandat för att få både personer och företaget att växa.
Vill du veta mer om hur du kan bygga en organisation som jobbar mer effektivt och som säkerställer att medarbetarna kan göra ett bra jobb så hör gärna av dig så pratar vi mer.