Som många av dina kollegor i branschen står de årliga medarbetarsamtalen (eller ’utvecklingssamtalen’) med medarbetarna på agendan. Många upplever dessa samtal som ett måste. Som en onödig pappersexercis som snabbt läggs i byrålådan och glöms bort. Kanske tänker du som chef att det tar värdefull tid och att ni pratar om samma saker varje år utan att något händer? Från medarbetarens sida kan det också kännas stelt och jobbigt och otydligt vad de kan förvänta sig.
Vi på Lo Scopo har med egen erfarenhet sett att medarbetarsamtalen är de mest givande samtalen under året både för dig och för dina medarbetare. Ta chansen och gör det till ovärderliga samtal och varför inte införa ett kontinuerlig dialog istället för det ”stora” samtalet?
Varför är medarbetarsamtalen så viktiga?
Som chef är det en viktig möjlighet att förtydliga målet, förväntningarna och förstå hur dina medarbetare mår. Det är även en bra möjlighet att lyssna in deras ambition för att utvecklas. För medarbetaren är det en unik chans att få sin chefs fulla uppmärksamhet. De får chansen att föra fram sitt perspektiv, ta upp svåra frågor och få uttrycka vad dem vill i framtiden. Ibland är det det enda ”riktiga” samtalet de har med sin chef under hela året.
Medarbetarsamtalet skapar engagemang och motivation.
Genom att
- förtydliga förväntningarna framöver för att lägga grunden för en bra prestation
- öppet prata om vad som fungerar och vad som behöver förbättras, så bygger du förtroende
- prata om potential och utvecklingsbehov samt planera konkreta insatser, det skapar motivation
Under samtalen sätter ni samman ett enkelt träningskort som innehåller både företagets och individens kompetensbehov. Det är otroligt viktigt att säkerställa att era medarbetare har den kompetens som krävs för att kunna prestera även framöver. Kompetensutveckling och så kallad ’upskilling’ kan vi skriva ett helt eget kapitel om så det får vi ta nästa gång.
Vill du få mer tips om hur du kan sätta upp en enkel process där varje medarbetare har sitt eget träningskort så hör gärna av dig.
Tre enkla steg för ett lyckat medarbetarsamtal.
För att få ut så mycket som möjligt av samtalet finns det några viktiga ingredienser som inte ska underskattas.
- En bra förberedning från båda håll är A och O.
Kommunicera vad syftet är med samtalet och vad medarbetaren kan förvänta sig i god tid innan mötet. Pratar ni om prestation, utveckling eller handlar det om lön? Vem ger feedback till vem? Vad pratade ni om sist och vad har hänt sen dess?
- Skapa en trygg miljö.
För att samtalet ska bli givande för båda två behöver du som chef säkerställa att medarbetaren känner sig trygg och har din fulla uppmärksamhet. Boka ett rum, stäng av mobilen och var transparent med att bara du och HR får ta del av samtalets innehåll. Sen lyssna aktivt till din medarbetare.
- Gör en plan och följ upp.
För att utveckling ska ske så behöver samtalet dokumenteras. Det räcker med att förtydliga vad ni kommit överens om, vem gör vad och när det ska göras. Sen gäller det att följa upp regelbundet. För att samtalet ska ha effekt och för att ni nästa år inte ska prata om samma sak behöver ni komma överens om när och hur ni följer upp. Vad kan medarbetaren göra själv så du inte blir en flaskhals?
Investera i dina medarbetare genom att skapa en kontinuerlig process.
Här vill vi slå ett slag för att våga gå från det årliga samtalet till en kontinuerlig dialog mellan chef och medarbetare.
Att bara ha ett officiellt samtal om året med sina medarbetare förlegat. Det är inte bara trögt och skapar enorma förväntningar, utan det är även inte särskilt flexibelt i vår snabbt förändrade verklighet. Mål som sätts på årsbasis blir lätt gamla och därmed inte mer relevanta varken för medarbetaren eller för företaget. Även den feedback som ges kan lätt kännas irrelevant och minskar chanserna för att motivera eller att en beteendeförändring sker.
Vi tror starkt på vikten av kortare samtal flera gånger under året, tex en gång i kvartalet eller oftare om det fungerar i er verksamhet. Dessa samtal ska vara dokumenterade och medarbetaren ska känna ägandeskap för det ni kommit överens om. Varför inte anpassa antalet samtal till dina medarbetares behov? En nyanställd behöver kanske mer stöd en någon som jobbat en längre tid. En person som är ambitiös och vill utvecklas likaså jämfört med en medarbetare som har mycket utanför jobbet och är nöjd med få samtal.
Med fler samtal om året skapas möjligheten att sätta relevanta och engagerande mål som är lättöverskådliga i tid. Du kan ge mer relevant feedback och följa upp det ni kommit överens om för att snabbt kunna ställa om när det behövs
Rådet är att förenkla genom att fokusera på vad syftet är med samtalet.
Nu är det viktigare än någonsin att fråga ”Hur mår du?”
I en period där vi alla varit mer isolerade än vanligt är de individuella samtalen ännu viktigare. Det är svårare som chef att ”läsa av” hur någon mår när ni inte träffas fysiskt. Istället för att ta en fika tillsammans behöver man sätta av tid och boka in tillfällen för att ställa frågan ”Hur mår du egentligen” och finnas där och lyssna.
Vad kan du göra bättre redan idag?
VI inom Lo Scopo tror på att ta tag i saker med en gång och förbättra på vägen. Varför inte redan nu förbättra eller förenkla något inför nästa medarbetaresamtal du har planerat i agendan? Tänk igenom vad syftet är och vilken känsla din medarbetare ska lämna samtalet med.
Hur kan du få ut så mycket som möjligt av samtalet och vad tror du att din medarbetare behöver?
All förbättring börjar med små steg, det behöver inte vara perfekt.
Lycka till och hör gärna av dig för att diskutera mer vad som är möjligt för dig och ditt företag.