Når företaget alla mål? Har alla samma agenda? Är ni sammansvetsade?
Att investera i sin ledningsgrupp är bland det viktigaste man kan göra som del i att utveckla hela företaget. Därför är gemensamma upplevelser så viktiga. För att skapa en effektiv resa mot företagets mål måste gruppen känna trygghet, delansvar och lust. Dessutom är det viktigt att alla har samma agenda och mål.
Kombinera din grupps utvecklingsresa med en kickoff/höstkonferens där ni skapar engagemang för ert företags gemensamma riktning.
Höstkonferens i Toscana!
Hur går det till?
Vi startar med ett antal digitala möten kombinerat med hemuppgifter. Sedan avslutar vi resan fysiskt med en unik erfarenhet som en stark grund att stå och bygga vidare på.
Tillsammans säkerställer vi att det blir en unik lösning för just ditt företag. Steg för steg skapar vi en upplevelsen som gruppen inte glömmer i första taget. Utbudet av aktiviteter är stor, se vår eventmeny.
Som erfarna reseledare, företagsledare och förändringsskapare är vi med er under resans alla steg och välkomnar er varmt till ”vårt” Toscana.
Som många av dina kollegor i branschen står de årliga medarbetarsamtalen (eller ’utvecklingssamtalen’) med medarbetarna på agendan. Många upplever dessa samtal som ett måste. Som en onödig pappersexercis som snabbt läggs i byrålådan och glöms bort. Kanske tänker du som chef att det tar värdefull tid och att ni pratar om samma saker varje år utan att något händer? Från medarbetarens sida kan det också kännas stelt och jobbigt och otydligt vad de kan förvänta sig.
Vi på Lo Scopo har med egen erfarenhet sett att medarbetarsamtalen är de mest givande samtalen under året både för dig och för dina medarbetare. Ta chansen och gör det till ovärderliga samtal och varför inte införa ett kontinuerlig dialog istället för det ”stora” samtalet?
Varför är medarbetarsamtalen så viktiga?
Som chef är det en viktig möjlighet att förtydliga målet, förväntningarna och förstå hur dina medarbetare mår. Det är även en bra möjlighet att lyssna in deras ambition för att utvecklas. För medarbetaren är det en unik chans att få sin chefs fulla uppmärksamhet. De får chansen att föra fram sitt perspektiv, ta upp svåra frågor och få uttrycka vad dem vill i framtiden. Ibland är det det enda ”riktiga” samtalet de har med sin chef under hela året.
Medarbetarsamtalet skapar engagemang och motivation.
Genom att
förtydliga förväntningarna framöver för att lägga grunden för en bra prestation
öppet prata om vad som fungerar och vad som behöver förbättras, så bygger du förtroende
prata om potential och utvecklingsbehov samt planera konkreta insatser, det skapar motivation
Under samtalen sätter ni samman ett enkelt träningskort som innehåller både företagets och individens kompetensbehov. Det är otroligt viktigt att säkerställa att era medarbetare har den kompetens som krävs för att kunna prestera även framöver. Kompetensutveckling och så kallad ’upskilling’ kan vi skriva ett helt eget kapitel om så det får vi ta nästa gång.
Vill du få mer tips om hur du kan sätta upp en enkel process där varje medarbetare har sitt eget träningskort så hör gärna av dig.
Tre enkla steg för ett lyckat medarbetarsamtal.
För att få ut så mycket som möjligt av samtalet finns det några viktiga ingredienser som inte ska underskattas.
En bra förberedning från båda håll är A och O.
Kommunicera vad syftet är med samtalet och vad medarbetaren kan förvänta sig i god tid innan mötet. Pratar ni om prestation, utveckling eller handlar det om lön? Vem ger feedback till vem? Vad pratade ni om sist och vad har hänt sen dess?
Skapa en trygg miljö.
För att samtalet ska bli givande för båda två behöver du som chef säkerställa att medarbetaren känner sig trygg och har din fulla uppmärksamhet. Boka ett rum, stäng av mobilen och var transparent med att bara du och HR får ta del av samtalets innehåll. Sen lyssna aktivt till din medarbetare.
Gör en plan och följ upp.
För att utveckling ska ske så behöver samtalet dokumenteras. Det räcker med att förtydliga vad ni kommit överens om, vem gör vad och när det ska göras. Sen gäller det att följa upp regelbundet. För att samtalet ska ha effekt och för att ni nästa år inte ska prata om samma sak behöver ni komma överens om när och hur ni följer upp. Vad kan medarbetaren göra själv så du inte blir en flaskhals?
Investera i dina medarbetare genom att skapa en kontinuerlig process.
Här vill vi slå ett slag för att våga gå från det årliga samtalet till en kontinuerlig dialog mellan chef och medarbetare.
Att bara ha ett officiellt samtal om året med sina medarbetare förlegat. Det är inte bara trögt och skapar enorma förväntningar, utan det är även inte särskilt flexibelt i vår snabbt förändrade verklighet. Mål som sätts på årsbasis blir lätt gamla och därmed inte mer relevanta varken för medarbetaren eller för företaget. Även den feedback som ges kan lätt kännas irrelevant och minskar chanserna för att motivera eller att en beteendeförändring sker.
Vi tror starkt på vikten av kortare samtal flera gånger under året, tex en gång i kvartalet eller oftare om det fungerar i er verksamhet. Dessa samtal ska vara dokumenterade och medarbetaren ska känna ägandeskap för det ni kommit överens om. Varför inte anpassa antalet samtal till dina medarbetares behov? En nyanställd behöver kanske mer stöd en någon som jobbat en längre tid. En person som är ambitiös och vill utvecklas likaså jämfört med en medarbetare som har mycket utanför jobbet och är nöjd med få samtal.
Med fler samtal om året skapas möjligheten att sätta relevanta och engagerande mål som är lättöverskådliga i tid. Du kan ge mer relevant feedback och följa upp det ni kommit överens om för att snabbt kunna ställa om när det behövs
Rådet är att förenkla genom att fokusera på vad syftet är med samtalet.
Nu är det viktigare än någonsin att fråga ”Hur mår du?”
I en period där vi alla varit mer isolerade än vanligt är de individuella samtalen ännu viktigare. Det är svårare som chef att ”läsa av” hur någon mår när ni inte träffas fysiskt. Istället för att ta en fika tillsammans behöver man sätta av tid och boka in tillfällen för att ställa frågan ”Hur mår du egentligen” och finnas där och lyssna.
Vad kan du göra bättre redan idag?
VI inom Lo Scopo tror på att ta tag i saker med en gång och förbättra på vägen. Varför inte redan nu förbättra eller förenkla något inför nästa medarbetaresamtal du har planerat i agendan? Tänk igenom vad syftet är och vilken känsla din medarbetare ska lämna samtalet med.
Hur kan du få ut så mycket som möjligt av samtalet och vad tror du att din medarbetare behöver?
All förbättring börjar med små steg, det behöver inte vara perfekt.
Lycka till och hör gärna av dig för att diskutera mer vad som är möjligt för dig och ditt företag.
Nyåret har vi lämnat bakom oss och det är första veckan på 2021.
Kanske känner du som vi gör en viss press på att ta tag i saker som du är osäker på om du kan? Vi lägger upp det här citatet mest för vår egen skull. Men kanske kan det få fart på någon av er också? Det viktigaste när man vill komma framåt är att börja. När första steget är taget blir nästa steg mycket lättare. Börja idag!
I år blir det en annorlunda Jul för många av oss. Vi lever under ”Covid19 – Corona – Challenge” men som många av er, vill även vi se möjligheterna istället för begränsningarna. Även om vi lever i nuet med restriktioner så kan våra tankar röra sig vidare och förbereda oss på nya spännande utmaningar under 2021.
För oss på Lo Scopo har det hänt massor, ett UNDERBART år, vårt allra FÖRSTA ÅR!
Men vad har hänt? Vi har utvecklat människor och företag, inspirerat och utmanat och lärt oss massor. Vi har kommit igång med vår verksamhet med nya verktyg som kompasser och målkort och blivit riktigt digitala framförallt när det gäller våra möten. Våra värderingar är vår kompass:
Utmaning Se möjligheter, inte svårigheter
Relation Vi släpper dig inte förrän du är redo
Enkelhet Vi hjälper dig renodla verksamheten
Helhet Vi ser hela bilden, men även detaljerna
Generositet Vi älskar att ge dig det du behöver för att din affär ska växa
Nu har vi dukat, förberett och gjort iordning för att hälsa gästerna välkomna. Vi är i startgroparna för att erbjuda dig det just du och ditt företag behöver för att vara redo när begränsningarna släpper. Ta en titt på vår hemsida www.loscopo.se för att läsa mer om affärsutveckling, coachning och event.
Som en liten julgåva vill vi ge er några smarriga italiensk inspirerade recept(klicka på länken) inför julledigheten, vi hoppas det smakar!
Varmaste julhälsningar till dig och dina nära och kära,
Att det är otydligt vem som är ansvarig för vad och vilken frihet den personen har att fatta och genomföra beslut är dessvärre väldigt vanligt i många företag. Ofta möter jag situationer där personer har eller känner ansvar men där de inte har mandatet att fatta och driva igenom beslut. Företag spenderar en hel del tid och energi åt att diskutera varför de inte kommer framåt istället för att ta tag i grundorsaken vilket ofta är otydliga roller och förväntningar. Nyckeln ligger i att få både personer och företag att växa genom att våga ge både ansvar och mandat. Läs mer om detta nedan.
Vad beror otydligheten på?
Det kan bero på att en chef inte vill delegera mandatet eller att det är otydligt vad mandatet innebär vilket begränsar personens frihet att agera. Ibland är det Micro management som är orsaken, dvs en chef som vill vara med i varje detaljbeslut och som inte klarar att delegera. En hel del stress och frustration kommer ifrån otydligheten mellan ansvar och mandat. Att inte känna förtroendet att få genomföra sitt uppdrag till fullo eller att känna en skyldighet men med begränsningar i hur det ska utföras skapar negativ energi och kan leda till att personen lämnar eller till och med till utbrändhet.
Vad menas med ansvar och mandat?
Ansvar är synonymt med förpliktelse och skyldighet och kan beskrivas som ’skyldighet att ta på sig skulden (om något går fel?)’. Själv beskriver jag ansvar som den förväntan som finns på rollen och personen inom organisationen eller projektet. En tydlig och uttalad förväntan skapar en bra grund att stå på för personen att kunna leverera.
Om vi tittar på Mandat så är det synonymt med ord som uppdrag och mission och kan bland annat beskrivas som ’uppdrag att utföra något (ofta som representant för någon annan)’. Det vill säga att personen har en tydlig frihet att röra sig inom för att kunna leverera det hen är ansvarig för.
Att sätta upp en tydlig organisation med roller och ansvar är något de flesta större företag och projekt lägger tid och energi på då det krävs av styrelsen. Dessvärre glömmer många ägare och chefer på mindre företag att förtydliga detta särskilt under en snabb tillväxt där man går från start up till etablerad. Att vara otydlig med vilket mandat som är kopplat till ansvaret är dessvärre något som väldigt få företag och chefer är bra på. Det är även viktigt att ofta revidera för att säkerställa att roller, ansvar och mandat är i linje med hur företaget och marknaden utvecklas.
Varför är det viktigt?
Som jag skrev inledningsvis är det viktigt att tydliggöra ansvar och mandat för att undvika frustration och stress för personen som innehåller rollen men även för personerna runt omkring. Desto tydligare det är vem som är ansvarig för vad och vilket mandat de har desto mer effektivt kan alla i företaget arbeta. Mindre tid och energi går åt att diskutera vem som bör fatta vilka beslut, vem som ska ta på sig äran eller rätta till när något gått snett. Det är också en viktig del i hur till exempel möten organiseras så att rätt personer deltar för att kunna ta och genomföra de beslut som krävs.
Men det finns en annan viktig del i att vara tydlig med ansvar och mandat och det är att det får personer att växa. I vår svenska kultur anses att få och ta ansvar som ett sätt att växa och utvecklas. Det hjälper personen att våga ta för sig och att se möjligheten att lära sig på vägen. Många personer drivs av att få mer ansvar, vara delaktig och få påverka företagets utveckling. Det är en morot som ofta används i talangutveckling som ett alternativ till löneökning. För att motivera fler personer att ta ansvar krävs en trygg omgivning baserat på förtroende och öppenhet och engagerande mål.
Hur gör jag för att förtydliga ansvar och mandat?
Du känner säkert till RACI modellen – Responsible, Accountable, Consulted och Informed. Den används framförallt inom projektmanagement. Den kan också lätt användas inom företag som ett första steg i att förenkla och förtydliga vem som gör vad. På svenska är modellen översatt till HUKI:
H som i huvudansvarig. Den som tar beslutet att uppgiften ska utföras.
U som i utförare. Den som utför uppgiften.
K som i konsulteras. Den som ska konsulteras om uppgiften.
I som i informeras. Den som ska informeras om uppgiften.
Genom att definiera rollerna inom företaget och lägga fast vem som är huvudansvarig och vem som ska utföra uppgiften har man kommit en bra bit. Att även lägga till vem som är involverad och ska bli informerad förtydligar ytterligare och minskar risken för missförstånd och frustration. De olika rollerna kan kombineras i en och samma person. Genom att lägga fast och kommunicera dessa fyra för de viktigaste arbetsuppgifterna, projekten etc skapas inte bara tydlighet för de inblandade utan också för de som är runt om i form av vad som kan förväntas av vem. Det viktigaste är att våga delegera både ansvar och mandat för att få både personer och företaget att växa.
Vill du veta mer om hur du kan bygga en organisation som jobbar mer effektivt och som säkerställer att medarbetarna kan göra ett bra jobb så hör gärna av dig så pratar vi mer.
Häromdagen satte vi oss ner och följde upp vårt Lo Scopo målkort i ett av våra kvartalsmöten. Det kanske låter ambitiöst i ett litet företag som vårt men vi hade riktigt bra diskussioner. Både om måluppfyllelse, en utmaning i dessa tider för många småföretagare, och om hur målen hjälper oss att styra vårt företag mot tillväxt. Vi reflekterade över vad vårt mål är och vikten av att ha samma målbild för ett effektivt och givande samarbete för att skapa framgång.
Få och tydliga mål gör skillnad
Vi vet att vi behöver få men tydliga mål för att kunna prestera. Detta gäller både individen och företaget och är grunden i vårt samarbete med organisationer och individer. Nyckeln ligger även i att ha samma servetter, att kunna svara på vad målet är. Det är en metafor för att när två personer inom en organisation berättar vad de viktigaste målen är ska de vara så nära varandra som möjligt. Det samma gäller i ett samarbete mellan konsult och företag eller coach och kund och även i en relation. De gemensamma målen behöver vara tydliga för båda för att de ska ha en chans att uppnås.
Glöm inte att checka in då och då var ni står. Risken med olika målbilder är att det på sikt skapar ouppfyllda förväntningar, uteblivna resultat och frustration.
Vi blandar ihop mål och aktiviteter
Att sätta tydliga mål är inte alltid lätt och ofta blandar vi ihop mål och aktiviteter. Mål som är effektiva är en mätbar bild av framtiden, en beskrivning som ger tydlighet i vad som ska uppnås. Mål handlar med andra ord om resultat och är en effekt av vad jag gör och hur jag gör det. Syftet med mål är att skapa drivkraft, fokus och utveckling. Skillnaden på mål och aktiviteter är alltså att mål beskriver vad jag skall uppnå, med andra ord resultatet av det jag gör. Aktiviteter beskriver vad jag behöver göra för att nå målet.
Det krävs engagerande mål säger experterna
Men det är inte vilka mål som helst som fungerar menar Göran Kenttä, lektor i idrottspsykologi vid GIH (ur SR Pod Kropp & Själ på temat Prestationspsykologi). Det krävs engagerande mål för att motivera personer att agera och vilja göra sitt allra bästa för att uppnå dem. Så vad kan vi lära oss av elitidrotten? Göran menar att vi kan lära oss att sätta engagerande mål tillsammans med att träna upp den mentala styrkan att vara fokuserad när det gäller.
Vad är engagerande för dig?
Börja med att definiera vad som är engagerande mål för dig på ditt företag. Blir du eld och lågor av att försöka nå försäljningsmålet eller är det att skapa långsiktiga arbetstillfällen? Brinner du för att öka kundtillfredsställelsen i nästa undersökning eller att förbättra kundens liv? Att skapa en effektiv arbetsmiljö eller att bidra till planetens välbefinnande? Du läser säkert skillnaden mellan sättet att sätta mål.
Var och en av oss motiveras och engageras av olika mål och utmaningen ligger i att översätta målen så att alla känner att de kan bidra. Det behöver alltså finnas något för alla att jobba mot. Nyckeln i att sätta bra mål är inte bara att skapa tydlighet utan att skapa starkt engagemang för något större som tänder de inre drivkrafterna.
De flesta vill bidra till något som är viktigt och känna att man gör skillnad.
Medarbetarsamtalen behöver genomföras, budgeten ska omvärderas, businessplanen behöver en uppdatering. Personalavdelningen ber dig också att redan börja tänka på hur årets julfest kan se ut i dessa tider? Puh….känner du igen det?
Själv kan jag komma in i perioder där jag hoppar mellan det ena och det andra. Med andra ord har jag svårt att prioritera. Istället gör jag lite av varje eller ännu värre jag får ingenting gjort utan fastnar i att läsa LinkedIn inlägg. Jag hör mig själv säga Ja till andra medans jag tänker, ’hur ska jag hinna det?’ Vad är då konsten att prioritera?
Att prioritera när framtiden är så osäker
Osäkerheten som vi lever i med pandemins påverkar gör prioritering en ännu större utmaning. De många otydliga faktorerna gör att planering och prognoser känns som att försöka fånga en hal fisk. En näst intill omöjlig uppgift. Men även om det inte går att planera långt framåt, så har du tillräcklig med information för att kunna prioritera och fatta beslut kortsiktigt.
En av mina första chefer lärde mig vikten av att kunna och våga fatta beslut när man har 60% av önskad informationen, det räcker. Konsten att prioritera innebär att du sammanställer de fakta du har tillgängliga samt att du har tillit till din egen erfarenhet och magkänsla. Våga fatta de beslut som känns rätt och prioritera efter vad som är möjligt istället för att fastna. Det är viktigare att ta ett beslut för att komma vidare än att stå still och inte göra någonting. Dina medarbetare förväntar sig det av dig som ansvarig för affärsutveckling.
Priorteringskompassen
För att underlätta har vi tagit fram ett mycket enkelt verktyg som vi kallar Prioriteringskompassen. Syftet är att du, genom att stanna upp och reflekterar, förtydligar för dig själv vad som behöver prioriteras. På en sida får du frågor att reflektera över som hjälper dig att definiera vad som verkligen är viktigast just nu för ditt företag. Du kan använda kompassen regelbundet för att stanna upp och bekräfta eller omprioritera. Skriv till oss så skickar jag en gratis så du får provsmaka.
Att säga Nej
Prioritering handlar väldigt ofta om förmågan att säga Nej till det som inte är relevant eller brådskande. Framförallt för personer med hög servicekänsla är det en utmaning att våga säga Nej. När andra kräver din uppmärksamhet, lägger sina problem på ditt skrivbord eller kommer med förslag som är enligt dem är brådskande. Då är det viktigt att kunna säga Nej. Det kan kännas som otrevligt eller sårande att säger Nej. Tänk istället på att du skapar tydlighet. Vill du veta mer om hur du kan bli bättre på att säga Nej på ett elegant sätt så hör av dig så pratar vi vidare.
Hösten står för dörren och på agendan hos många företager står prognoser, marknadsanalyser, utvecklingssamtal och mycket annat. Den större frågan som ligger i bakgrunden är vikten av att efter våren våga att starta om och långsiktigt säkerställa företagets framgång.
Det är framförallt lätt att bli uppslukad av interna processer glömma bort kunden. Vi på Lo Scopo tror starkt på att sätta kunden först. Satsa på högkvalitativ kommunikation och service till kunden för att skapa framgång för företaget.
Att göra rätt första gången
Forskaren på Handelshögskolan, Jonas Colliander, var en av talarna under den virtuella konferensen ’Omstart Sverige’ organiserad av Dagens Industri den 2-3 september. Jonas betonade att det nu är viktigare än någonsin att göra rätt första gången när kunden möter ditt varumärke. Flera företag har dessvärre gått i konkurs under våren. Men det innebär också att det finns potentiella kunder där ute som letar efter en ny leverantör. Han menar att då många av oss har ont om tid stannar vi som kund hos ett nytt varumärke om erfarenheten är bra.
Hur bra är ni på att göra rätt första gången kunden möter er?
Omstart och tänka framåt
Omstart kan vara både skrämmande och spännande och det krävs både mod och beslutsamhet att våga. Sluta analysera bakåt och försöka förstå vad som hände under våren, menade flera talare under konferensen. Titta istället framåt och våga starta om och förbättra för era kunder. Men tänk hållbart redan från början! Reflektera över hur ni hanterar era kunder och hur, vad och vem de möter vid första mötet med ert varumärke. Vad kan ni göra bättre redan idag?
Lycka till och hör gärna av dig för att diskutera mer vad som är möjligt för ditt företag.
Vi vill gärna önska Dig en riktigt trevlig och skön sommar.
Det har varit ett dramatiskt och annorlunda halvår. Med många nya lärdomar är det dags att ladda om batterierna på olika sätt. Det finns många sätt och var och en har en egen favorit.
Vi tror att vi alla har lärt oss nya saker och lärt oss hantera dem på nya sätt och växt som personer. 2020 kommer få ett annorlunda slut.
Vikten av att lära av varandra har blivit större. Framför allt att vara generösa och försöka förstå varandras kulturer och värderingar.
Nu tänkte vi bjuda på lite Toscanska specialiteter så att du kan njuta och ta vara på det goda. Klicka på länken för en PDF med några goda recept.
Vi kommer ladda våra batteriet inför en mycket givande höst med många nya spännande utmaningar när det gäller affärsutveckling, coachning och event.
Även om vi är ganska nystartade så bestämde vi oss inom Lo Scopo för att ha ett framtidsmöte. Vi kände behovet av att stanna upp och diskutera vad vår vision, våra mål och våra värderingar är och hur bra är vi på att leva som vi lär? Då vi inte kan ses fysiskt blev det via videokonferens och vi var ambitösa blev det flera möten. Det resulterade i många bra diskussioner och reflektioner och en hel del hemläxa.
Vi insåg hur lätt det är att bara springa på med huvudet ner för att få så mycket som möjligt gjort, vilket ofta är nödvändigt. Men även för ett nystartat projekt eller företag är det vktigt att då och då stanna upp. Både för att se att vi springer åt rätt håll och att alla inblandade är på banan.
Som en del av affärsutveckling är det viktigt att ta en diskussion om visionen, värderingarna och målen. Är de fortfarande relevanta och tillräckligt tydliga, speciellt i dessa osäkra tider? Hur tyder vi dem och hur kan vi bli än mer unika mot våra kunder? Att prioritera och ta tiden att reflektera över de större frågorna är ett tecken på starkt ledarskap och en investering i företaget och medarbetarna.
Vi är bara i början, underbara framtid som Ingvar Kamprad brukar säga.
